Bez wątpienia ewidencja czasu pracy nie należy do najbardziej emocjonujących elementów Twojej kariery. Dobrze jest jednak mieć świadomość, w jaki sposób pracodawca gromadzi informacje na temat Twojej obecności w pracy. Dowiedz się, jak wygląda ewidencja czasu pracy oraz co grozi za jej brak w przedsiębiorstwie.
Pełny etat to w Polsce praca po 8 godzin przy 5-dniowym tygodniu pracy.
Nawet jeżeli taka praca to codzienne przychodzenie o ósmej i wychodzenie o szesnastej, to Twój czas w pracy musi być dokładnie zaewidencjonowany.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy to wymóg nadany przez Kodeks Pracy. To bardzo istotny element, za który odpowiedzialny jest każdy pracodawca. Do tego dochodzi obowiązek prowadzenia ewidencji nadgodzin i zwolnień od pracy w celu załatwiania spraw osobistych. Wychodzi na to, że w aktach pracownika jest naprawdę dużo informacji dotyczących Twojej aktywności w pracy.
Chcesz dowiedzieć się, jak powinna być prowadzona taka ewidencja? Koniecznie przeczytaj poniższy artykuł.
Postaram się odpowiedzieć Ci m.in. na następujące pytania:
- do czego służy ewidencja czasu pracy;
- w jaki sposób ewidencjonować czas pracy;
- czy można zrezygnować z ewidencji czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy to w najprostszych słowach dokumentacja dotycząca czasu, który przepracował pracownik w danej firmie czy organizacji. W związku z tym zawiera ona szczegóły dotyczące godzin pracy, urlopów, zwolnień itd.
Tak prowadzona ewidencja służy przede wszystkim:
- ustaleniu wynagrodzenia;
- ustalenia innych świadczeń pracowniczych.
Ewidencja czasu pracy jest regulowana przez:
Do prowadzenia ewidencji czasu pracy zobowiązany jest pracodawca — czyli przedsiębiorca zatrudniający pracowników. Nie musi tego robić osobiście — najlepiej, jeżeli zadaniem tym zajmuje się np. kierownik działu lub pracownik kadr. Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (np. z wykorzystaniem programów księgowo-kadrowych).
Kto nie musi prowadzić ewidencji?
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w kilku przypadkach. Dotyczy to:
- pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowym. Mogą to być np. pracownicy kreatywni, którzy mają elastyczne godziny pracy;
- pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy;
- pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania zwolnień, urlopów i innych nieobecności w pracy.
Ewidencja czasu pracy jest czasem mylnie utożsamiana z listą obecności. Pamiętaj, że w rzeczywistości są to zupełnie inne dokumentacje.
Lista obecności służy do zapisywania godzin przyjścia i wyjścia z pracy pracowników. Pracownik każdorazowo podpisuje się przy zapisanych godzinach, tym samym poświadczając, że w danych godzinach przebywał w miejscu pracy.
Nie jest to jedyny sposób na gromadzenie danych dotyczących godzin pracy pracownika. Może się to odbywać także na podstawie czytników kart elektronicznych — kiedy to wchodząc do pracy musisz się “odklikać” przy wejściu. Bardzo często kojarzy się to ze standardami pracy w korporacji.
Zarówno lista obecności, jak i każdy inny sposób gromadzenia danych nie jest jednak ewidencją czasu pracy sensu stricto. To tylko narzędzia potwierdzające obecność pracownika w pracy. Dopiero na podstawie zdobytych danych należy przygotować ewidencję akt osobowych pracownika.
W roku 2019 zaszło wiele zmian w zakresie ewidencji czasu pracy.
Od tego momentu ewidencja czasu pracy ma być prowadzona:
- odrębnie dla każdego pracownika;
- poza aktami osobowymi pracownika.
Co więcej — pracodawca ma w ewidencji zaznaczać nie tylko liczbę przepracowanych godzin, ale także godziny przyjścia i wyjścia z zakładu pracy — np. 8 (09:00 — 17:00).
Wprowadzone w 2019 r. rozporządzenie określiło także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Został on ustalony na 10 lat od roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Wiesz już, o co chodzi w ewidencjonowaniu czasu pracy i kto powinien prowadzić taką dokumentację.
Jednak jak to wygląda w praktyce? Zaraz Ci wszystko wytłumaczę. 😄
Co musi zawierać karta czasu pracy?
Każdy pracownik ma mieć założoną i odrębnie prowadzoną kartę ewidencji czasu pracy. W dokumencie tym muszą znaleźć się wyszczególnione informacje o:
- pracy w niedziele i święta;
- pracy w godzinach nocnych;
- pracy w godzinach nadliczbowych;
- pracy w dodatkowe dni wolne od pracy;
- dyżurach;
- urlopach;
- zwolnieniach od pracy;
- usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy;
- czasie pracy przy pracach wzbronionych młodocianym (wyłącznie, gdy wykonują taką pracę).
Ważne! Pamiętaj, że ewidencja czasu pracy to nie lista obecności. Nie jest dopuszczalne prowadzenie ewidencji dla kilku pracowników na jednej liście obecności.
Nie jest określone czy ewidencja czasu pracy powinna mieć formę miesięczną czy roczną. Na pewno musi być ona prowadzona na bieżąco, a przynajmniej raz w miesiącu zaktualizowana, aby na jej podstawie wypłacić wynagrodzenie pracownikowi.
Nie ma ogólnopolskiego wzoru karty czasu pracy. Ważne jest to, żeby zawierała ona wcześniej wspomniane elementy oraz miała miejsce na wprowadzenie oznaczeń.
Chcesz zobaczyć, jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy w 2023? Pobierz przykładowy wzór.
Zauważ, że w karcie czasu pracy wykorzystuje się rozmaite oznaczenia. Nie istnieje ogólnopolski wzór tego typu skrótów.
Najczęściej stosowane oznaczenia to:
To oczywiście tylko przykłady oznaczeń — możesz je dowolnie modyfikować w zależności od konkretnej sytuacji. Pamiętaj jednak o skrupulatności — nie zmieniaj znaczenia poszczególnych skrótów w trakcie roku.
Najważniejsze jest to, aby podczas kontroli z PIP, inspektor nie miał wątpliwości dotyczących zapisów w ewidencji czasu pracy.
Dokumenty dołączane do ewidencji
Pamiętaj, że karta czasu pracy to tylko jeden z elementów prowadzonej ewidencji. Prawidłowa dokumentacja powinna zawierać także m.in.:
- wszelkie zgody pracownika związane z wymiarem pracy;
- wszelkie dokumenty potwierdzające pracę w godzinach nadliczbowych (w tym także związane z pozostawaniem w gotowości do pracy poza regularnymi godzinami pracy);
- wnioski pracownika — dotyczące urlopów, opieki nad dzieckiem, zwolnień od pracy itd.;
- zaświadczenia lekarskie.
Uwaga! Pamiętaj o tym, że masz prawo wglądu do swojej ewidencji czasu pracy.
Jak już wcześniej wspomniałam, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy (oprócz wyjątków związanych z zadaniowym czasem pracy).
W związku z tym nie prowadząc lub rezygnując z ewidencji, taki przedsiębiorca naraża się na karę grzywny, co traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym (co z kolei wiąże się z karą do 30 000 zł).
W przypadku fałszowania ewidencji mamy już do czynienia z przestępstwem, które może skutkować nie tylko grzywną, ale także ograniczeniem wolności osoby odpowiedzialnej.
A jak wygląda kwestia ewidencji czasu pracy w przypadku home-office?
Także w tej sytuacji pracownik ma wykonywać ją w określonych godzinach, które są określone w regulaminie pracy lub też grafiku. Nie ma tutaj mowy o samowolce. 😄
Bardzo często praca zdalna odbywa się przy wykorzystaniu systemów do liczenia czasu pracy przy komputerze. W ten sposób to właśnie one zastępują niejako podpis na liście obecności. Następnie na podstawie zdobytych danych pracodawca uzupełnia ewidencję czasu pracy według takich samych zasad, jak w przypadku regularnej pracy.
Uwaga! Pracownik nie powinien uzupełniać listy obecności po powrocie z pracy zdalnej — to pracodawca powinien zaznaczyć, w których dniach i godzinach odbywała się praca zdalna.
Oczywiście w przypadku, gdy praca zdalna odbywa się w charakterze zadaniowym, pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia takiej ewidencji.
Gdy mówimy o ewidencji czasu pracy mamy na myśli przede wszystkim umowę o pracę.
A co z innymi formami wykonywania pracy?
W przypadku umowy o dzieło czas pracy nie jest istotny — ważne jest dostarczenie gotowego dzieła. W takim wypadku twórca ma tutaj dowolność dotyczącą tego, ile czasu przeznaczy na pracę. Ważne, aby wyrobić się na czas. 😄
Jednak w przypadku umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług (B2B) od 2017 r. istnieje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Jest to związane z wprowadzeniem minimalnej stawki godzinowej dla osób na umowach cywilnoprawnych.
Jeżeli w ramach takiej umowy godzinowa stawka będzie niższa od ustalonego minimum, zleceniodawca zostanie ukarany.
W związku z tym — w celu wyliczenia minimalnej stawki godzinowej — konieczne jest prowadzenie ewidencji. Jednak prawo nie określa tutaj, w jakiej formie powinna być prowadzona taka dokumentacja, co pozwala na zachowanie pewnej dowolności.
Nie jest także sprecyzowane, czy ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona przez zleceniobiorcę czy zleceniodawca — jednak to właśnie zleceniodawca będzie odpowiadał za nieprzestrzeganie minimalnej stawki godzinowej.
Najważniejsze jest to, by ewidencja była prowadzona w formie pisemnej i zawierała podpisy zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. W ten sposób możesz uchronić się przed ewentualnymi wątpliwościami w przypadku kontroli z PIP.
Mam nadzieję, że tematyka ewidencji czasu pracy jest już dla Ciebie jasna. W takim wypadku zapraszam Cię do sekcji Najczęściej Zadawanych Pytań w celu utrwalenia zdobytej wiedzy. 😄
📌 Jak wypełnić ewidencję czasu pracy?
W ewidencji czasu pracy należy umieścić informacje o liczbie przepracowanych godzin w konkretnych dniach (włącznie z momentem wejścia do i wyjścia z miejsca pracy) oraz urlopach, godzinach nadliczbowych, zwolnieniach itd. W tym celu stosuje się skrótowe oznaczenia ułatwiające określenie np. konkretnej przyczyny nieobecności. Ewidencja powinna także zawierać wszelkiego rodzaju zgody pracowników na nadgodziny, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie itp.
📌 Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?
Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez 10 lat od roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony.
📌 Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin (z wyszczególnieniem np. pracy w godzinach nocnych lub w godzinach nadliczbowych), dniach wolnych od pracy, urlopach oraz innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.
📌 Kto prowadzi ewidencję czasu pracy kierowcy?
Ewidencję czasu pracy kierowcy prowadzi jego pracodawca — m.in. na podstawie danych z tachografu i karty kierowcy.
Doskonale widać, że ewidencja czasu pracy to poważna sprawa, wymagająca skrupulatnego podejścia. Jest to czasochłonne zajęcie, w związku z tym często jest ono oddelegowane na kierowników działów czy pracowników kadr.
Sama ewidencja czasu pracy zawiera wszystkie informacje na temat obecności w pracy. W związku z tym jest to jedna z pierwszych rzeczy, których wymaga inspektor podczas kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy. Pamiętaj o tym, że w każdej chwili masz prawo do wglądu w dokumentację dotyczącą Twojego czasu pracy.
Czy w Twojej karierze zdarzyły się sytuacje, w których w ewidencji czasu pracy pojawiły się jakieś niejasności?
W jaki sposób sobie z nimi poradziłaś lub poradziłeś?
Podziel się z nami w komentarzach! 😄
Gratulacje! Dotarłeś do końca!
To nie powód, aby się rozstawać. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz skorzystać z naszego Kreatora CV, za pomocą którego przygotujesz perfekcyjne CV!
